5 zatorów w przepływie pracy i jak ich uniknąć

Udostępnij

Inteligentne przepływy pracy mogą przynieść drukarniom bardzo wiele: na przykład ograniczyć nieefektywność, zwiększyć wydajność, obniżyć koszty, otworzyć nowe usługi i nawiązać lepszy kontakt z klientami. Ale tylko wtedy, gdy te przepływy pracy rzeczywiście działają. Dobrze zoptymalizowany przepływ pracy to rzecz piękna, a jego obecność jest widoczna dzięki nieobecności: braku tarć, wąskich gardeł, zaległości i bólu głowy. Niedoskonałości dostrzegamy dopiero wtedy, gdy w procesie pojawiają się pęknięcia. W obliczu rosnącej presji na realizację większej liczby zleceń w krótszym czasie, wydajność zajmuje wysokie miejsce na liście priorytetów w zakładach poligraficznych na całym świecie. Opanuj przepływy pracy, a będziesz dążyć do tego celu. A zatem wszystko, co jest złe dla zdrowia przepływu pracy, jest złe dla biznesu. Aby utrzymać działalność na korzystnych torach, warto zidentyfikować zagrożenia związane z przepływem pracy - im wcześniej, tym lepiej. Oto pięć najbardziej śmiertelnych zatorów w przepływie pracy, na które należy uważać, oraz wskazówki, jak je odwrócić:

    Zmarnowany potencjał sieci

Portale internetowe muszą być czymś więcej niż tylko atrakcyjnymi witrynami do druku. Minimalizują one kroki, jakie muszą wykonać klienci, aby określić swoje wymagania. Bez tego usprawnienia, będziesz marnować zasoby zajmując się nieuporządkowanymi zapytaniami klientów i ręcznym szacowaniem zadań. Ułatw życie swoim klientom i sobie, pozwalając im wybierać spośród przejrzystych formatów i opcji cenowych online. Następnie, po powrocie, mogą oni ponownie zamówić pracę w oparciu o wcześniejsze preferencje. Oznacza to szybszą obsługę i mniejszą liczbę błędów.

    Powolny prepress

Niektóre z najbardziej zasobochłonnych zadań mają miejsce zanim praca trafi do drukarni, więc więcej czasu zmarnowanego w przygotowalni to mniej czasu poświęconego na generowanie przychodów. Czy Ci się to podoba, czy nie, często to nieefektywne, ręczne podejmowanie decyzji kosztuje na tych etapach przygotowania. Zautomatyzuj zadania takie jak inspekcja plików, wstępna obróbka, sprawdzanie błędów, impozycja i kadrowanie, a zaoszczędzisz cenny czas, który możesz przeznaczyć na inne obszary swojej działalności. Skonfiguruj gorące foldery tak, aby zoptymalizować najważniejsze typy zadań i zredukować liczbę dotknięć wszędzie tam, gdzie to możliwe. Im szybciej zadanie znajdzie się na maszynie, tym szybciej zostanie zdjęte i będziesz gotowy na następne.

    Rozproszone dane zmienne

Personalizacja przynosi efekty, dlatego klienci włączają więcej zmiennych danych do swoich kampanii drukowanych i cross-mediowych, kiedy tylko mogą. To doskonała okazja, aby udowodnić swoją wartość jako drukarni, która posiada cyfrowe umiejętności dostawcy usług marketingowych. Ale jest to również szansa na pojawienie się wąskich gardeł, jeśli zarządzanie danymi nie jest pod kontrolą. Aby uniknąć sprzecznych informacji, Twoje procesy druku zmiennych danych powinny być projektowane, realizowane i mierzone przy użyciu jednego rozwiązania. Dzięki odpowiedniemu serwerowi druku i pakietowi produkcyjnemu zmienne zadania mogą być tworzone w ciągu kilku minut, a nie godzin czy dni. Aby zapewnić przejrzystość, zintegruj technologię web-to-print z systemem danych zmiennych, dzięki czemu zadania będą mogły być śledzone i raportowane w jednym miejscu.

    Mała widoczność

Nic tak nie niszczy przepływu pracy jak martwe pola. Jeśli nie wiesz, na jakim etapie procesu drukowania znajdują się zadania, ryzykujesz, że przeoczysz punkty krytyczne i stracisz szansę na poprawę sytuacji. Oznacza to posiadanie centralnych pulpitów nawigacyjnych, które gromadzą wszystkie istotne informacje do monitorowania przez pracowników, ale także informowanie klienta na bieżąco. W czasie pomiędzy złożeniem zamówienia a otrzymaniem gotowego produktu, klienci powinni być na bieżąco informowani o statusie zadania, niezależnie od tego, czy są one wysyłane pocztą elektroniczną, czy przeglądane online. Podobnie, automatyczne zgłaszanie zadań i powiadomienia o błędach informują personel o wszelkich problemach związanych z przepływem pracy w miarę ich pojawiania się, dzięki czemu mogą oni zapobiec przekształceniu się przeszkody w blokadę drogi.

    Silosy przepływu pracy

Skonfiguruj doskonałe przepływy pracy dla poszczególnych procesów, a zaoszczędzisz czas na każdym etapie, ale połącz wszystkie elementy razem, a istnieje duże prawdopodobieństwo, że znajdziesz luki w szwach. Łańcuch jest tylko tak mocny, jak jego najsłabsze ogniwo, a zautomatyzowany przepływ pracy traci na sile, gdy jego spajanie opiera się na ludzkim dotyku. Silosy mogą mieć głębokie fundamenty. Być może tradycyjnie zaspokajałeś wszystkie swoje potrzeby, stosując oddzielne przepływy pracy dla cyfrowych maszyn monochromatycznych, kolorowych i offsetowych, ale wystarczyło cofnąć się o krok, aby dostrzec zbędne elementy. Nawet najlepiej zautomatyzowana praca w sklepie zatrzyma się w miejscu, jeśli proces wykańczania nie jest zautomatyzowany i zintegrowany. Każde zakłócenie przepływu pracy może spowolnić pracę i odebrać zyski. Wszystkie z nich razem może zrobić poważne wgniecenie w Twojej firmie. Wyeliminuj je, a zobaczysz wszystkie korzyści, jakie może przynieść usprawniony, zautomatyzowany przepływ pracy. Dowiedz się, jak możesz usprawnić przepływ pracy dzięki inteligentnemu oprogramowaniu do zarządzania przepływem pracy.