8 hacków Excela na czystą listę mailingową

Udostępnij

(Aktualizacja na rok 2020)

Lista mailingowa to kluczowy element w każdej organizacji. Dlaczego. Pomaga ona organizacji utrzymać kontakt z klientami i potencjalnymi klientami.

I choć ludzie we wszystkich branżach polegają na listach mailingowych, to jednak w przypadku tych danych wszystko może pójść nie tak. Duplikaty, błędy w pisowni i nieprawidłowe formatowanie mogą zmniejszyć efektywność listy.

Excel jest świetnym narzędziem, które pomaga zwalczać te powszechne problemy i choć być może już go używasz, prawdopodobnie nie wykorzystujesz w pełni jego możliwości. Sprawdź te hacki, aby oczyścić swoją listę mailingową i zrobić to dobrze za pierwszym razem.

Usuwanie zduplikowanych wierszy

Możesz zaznaczyć lub usunąć zduplikowane wiersze. Zduplikowane dane są bardzo częste, zwłaszcza podczas importu danych. Dlatego bardzo ważne jest, abyś przejrzał dane, zidentyfikował zduplikowane wartości i usunął je, zachowując resztę danych. Jeśli chcesz usunąć zduplikowane wiersze, najpierw skopiuj i wklej dane do innego arkusza Excela, aby zachować oryginalne dane, a następnie usuń zduplikowane wartości.

Wyszukiwanie i zastępowanie

Jest to jeden z najlepszych hacków do zapewnienia czystej listy mailingowej. Funkcja Search and Replace w Excelu pozwala znaleźć określone słowo i zastąpić je nowym. Jest to często używane do zastąpienia błędnie napisanych słów lub wspólnych słów o podobnym znaczeniu. Korzystając z tej funkcji, można wybrać, czy słowo ma być zastąpione tylko w wybranym arkuszu, czy w całym arkuszu Excela. Funkcja replace to kolejny sposób na usunięcie dodatkowych spacji w arkuszu.

Powiązane: 8 Campaign-Crushing Direct Mail Blunders & How to Avoid Them

Usuwanie pustych komórek

Puste komórki powinny być usuwane, ponieważ mogą powodować problemy z listą mailingową, jeśli pozostaną bez leczenia. Możesz wypełnić puste komórki wartością "0" lub "null". Alternatywnie możesz je zaznaczyć i usunąć. Jeśli jest to duży zestaw danych, robienie tego ręcznie może stworzyć dużo pracy, ale istnieje metoda wybierania wszystkich pustych komórek naraz, aby zaoszczędzić czas.

Sprawdzanie pisowni

Możesz użyć sprawdzania pisowni, aby znaleźć błędnie napisane słowa lub słowa nie znajdujące się w słowniku niestandardowym, takie jak nazwa firmy. Istnieją dwa sposoby podkreślania błędów w listach mailingowych, gdy dane są otwarte w arkuszu Excela. Pierwszy sposób to użycie formatowania warunkowego po zaznaczeniu całego zestawu danych i zaznaczenie błędów tylko w komórkach, które je zawierają. Drugi sposób to zaznaczenie całego zestawu danych, naciśnięcie klawisza F5, kliknięcie "Przejdź do specjalnych" i wybranie formuł poprzez odznaczenie wszystkich opcji oprócz błędów. Spowoduje to zaznaczenie wszystkich komórek, które mają błędy i możesz je podświetlić i usunąć. Błędy obniżają wiarygodność Twojej listy mailingowej i powodują, że odbiorca natychmiast wyrzuca przesyłkę do kosza (jeśli w ogóle zostanie dostarczona).

Ujednolicanie danych

Podczas importu danych z plików tekstowych może się okazać, że dane są niespójne. Czasami tekst na liście mailingowej może być napisany małymi literami, wielkimi literami lub mieszanką obu. Można to ujednolicić używając formuły LOWER, UPPER, PROPER do konwersji tekstu odpowiednio na małe, duże lub właściwe litery. Jest to nieco skomplikowany proces, który wymaga dbałości o szczegóły, ale jest znacznie szybszy niż ręczna korekta.

Konwersja danych na liczby

Zdarza się, że podczas importu danych z plików tekstowych do Excela, liczby zostają zapisane jako tekst. Ten błąd może oczywiście powodować problemy, zwłaszcza w przypadku danych używanych w obliczeniach. Liczby te, zapisane jako tekst, muszą być z powrotem przekształcone w liczby. Możesz również całkowicie uniknąć tego błędu, wybierając kolumnę, w której będą umieszczone liczby, i zmieniając formatowanie na "Tekst" przed importem danych.

  1. Znajdź pustą komórkę, wpisz 1.
  2. Wybierz komórkę, w której wpisałeś 1, i naciśnij Control + C.
  3. Wybierz komórkę / zakres, w którym chcesz przekonwertować swój tekst na liczby.
  4. Z menu wybierz Wklej.
  5. W oknie dialogowym Wklejanie specjalne wybierz Mnożenie.
  6. Kliknij OK.

Zgodność z GDPR

Jeśli jesteś firmą obsługującą klientów z Europy, ważne jest, abyś poświęcił czas na uzyskanie zgodności z GDPR. Co oznacza ta zgodność? Ogólna idea GDPR polega na tym, że prywatność osób musi być chroniona. Pozwolenie na wykorzystanie danych osobowych klientów powinno być wyraźne, a nie dorozumiane, do tego stopnia, że osoby fizyczne mogą poprosić o dostęp do swoich danych, ich aktualizację lub "bycie zapomnianym" - co oznacza, że mają prawo zrezygnować z Twoich kampanii marketingowych. Kary za brak zgodności z przepisami są OGROMNE. Jeśli okaże się, że nie spełniasz wymogów, możesz zostać ukarany grzywną w wysokości do 4% swojego globalnego przychodu lub 20 milionów euro, w zależności od tego, która kwota jest większa.

przetwarzanie danych przy użyciu funkcji text to column

Podczas eksportowania danych, odbierania danych z bazy danych lub importowania ich z pliku tekstowego, możesz natknąć się na problem, że cały tekst jest ściśnięty w jednej komórce. Aby przeportować dane z jednej komórki do wielu, wykonaj następujące kroki:

  1. Zaznacz dane/tekst, który chcesz poddać parsowaniu.
  2. Przejdź do opcji Dane > Tekst do kolumny.
  3. Wybierz Typ danych > Dalej.
  4. Wybierz Delimiter (znak oddzielający dane).
  5. Wybierz format danych i komórkę docelową.

Uwagi końcowe

Czysta lista mailingowa jest jednym z najważniejszych narzędzi, jakie może mieć firma, ponieważ jest to łatwy środek do utrzymywania kontaktu z istniejącymi klientami i przekształcania potencjalnych klientów w klientów. Chociaż czasami może to być żmudny proces, aby poprawić swoje dane, zwrot z tej inwestycji czasowej jest tego wart.

Jeszcze jedna rzecz...

Tutaj w Ironmark, widzimy mnóstwo niepowodzeń w wysyłce bezpośredniej z powodu kiepskich list. Chcesz znać największy, łatwy do naprawienia błąd Excela? De-duping listy działa tylko wtedy, gdy masz standardową konwencję adresów i określasz, czy chcesz, aby Twoja przesyłka trafiła do wielu osób w każdym gospodarstwie domowym (i przekazujesz to swojemu partnerowi pocztowemu). Pozwól mi rozwinąć tę kwestię.

  1. Ustal standardową konwencję adresów. Na przykład zdecyduj, czy używasz "123 Main Street" czy "123 Main St.". Używanie różnych wersji tego samego adresu nie będzie oznaczać żadnego z nich jako duplikatu wpisu w Excelu, nawet jeśli nazwy kontaktów są różne. Oba zostaną wysłane pocztą, a jeśli jest to list fundraisingowy, Twój darczyńca może być zaniepokojony, że marnujesz pieniądze na pocztę.
  2. Ustal, czy chcesz, aby w każdym miejscu wysyłki była wysyłana jedna sztuka. W przypadku bezpośredniej korespondencji biznesowej, absolutnie dopuszczalne jest, aby prezes i dyrektor ds. działalności gospodarczej otrzymali zaproszenie na wydarzenie organizowane przez Izbę. Jednak jeśli wysyłasz zaproszenie lub list fundraisingowy do czyjegoś gospodarstwa domowego, prawdopodobnie chcesz wysłać tylko jedną sztukę na lokalizację. Jeśli chcesz wysłać tylko jeden list na gospodarstwo domowe, upewnij się, że Twoje dane są skonfigurowane w ten sposób, ponieważ jeśli usuniesz duplikat swojej listy i znajdą się na niej zarówno pan Smith, jak i pani Smith, to w zależności od tego, jak usuniesz duplikat, oboje mogą otrzymać Twoją przesyłkę. Porozmawiaj ze swoim partnerem mailingowym o swoich preferencjach, a jeśli jest on podobny do Ironmark, zapewni, że Twoje cele zostaną spełnione i pomoże Ci w tym procesie.